Rund um das Thema Wegstreckenzähler und das Stichwort “TSE-Pflicht” existieren viele Fragen. Vor dem Hintergrund einiger Änderungen, die zum Jahresende inkrafttreten, besteht oft Unklarheit: Welche Schritte müssen Mietwagenunternehmer einleiten, um einen rechtlich einwandfreien Betrieb zu gewährleisten? Dieser Artikel soll eine Übersicht geben, welche Anforderungen heute bestehen, welche Änderungen anstehen und wie Mietwagenunternehmer am besten reagieren können.

Ausgangssituation

  • Wie in §30 der BOKraft geregelt, müssen alle Mietwagen grundsätzlich mit einem leicht ablesbaren Wegstreckenzähler ausgerüstet sein. Alternativ sind auch softwarebasierte Systeme erlaubt.
  • Auf Antrag können Ausnahmegenehmigungen von dieser Regel durch die zuständigen Kommunen erteilt werden.
  • Bereits seit 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme (egal in welcher Branche; ob beim Bäcker, im Schuhgeschäft oder Kino) ihre Geschäftsvorgänge sicher mit einer “Technischen Sicherheitseinrichtung” (TSE) aufzeichnen. Das soll sicherstellen, dass alle Kassenvorgänge – vor allem die Einnahmen – vollständig und unveränderbar dokumentiert werden, um Steuerbetrug zu verhindern.
  • Eine TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speicher und einer digitalen Schnittstelle. Sie vergibt für jeden Geschäftsabschluss (z. B. jede Fahrt) eine verschlüsselte Signatur und eine fortlaufende Nummer. Die aufgezeichneten Daten (wie Zeitpunkt, Art des Vorgangs und Betrag) müssen für das Finanzamt gespeichert und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Seit 2021 ist klar, dass zukünftig auch Mietwagenunternehmen verpflichtet sind, ihre Einnahmen mit Hilfe einer TSE zu erfassen.
  • Bisher galt die Pflicht zum Einbau eines Wegstreckenzählers, der auch über eine TSE verfügt, jedoch nur, wenn der Wegstreckenzähler nach dem 30.06.2024 in ein Fahrzeug eingebaut wurde. Dabei war es unerheblich, ob es sich um ein neues Fahrzeug handelte, das zum ersten Mal mit einem Wegstreckenzähler ausgerüstet wurde, oder ob nur ein kaputter Wegstreckenzähler ausgetauscht werden sollte.
  • Ältere Wegstreckenzähler ohne TSE durften weiter betrieben werden. 

Was ändert sich?

    • Ab dem 01.01.2026 müssen alle neu verbauten Wegstreckenzähler über eine TSE verfügen. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ersteinbau in einen neu zugelassenen Mietwagen oder “nur” um einen Austausch eines defekten Wegstreckenzählers handelt. 
    • Eine aktuell durch den Bundestag geplante Klarstellung der Kassensicherungsverordnung (Drucksache 21/1925) sieht zudem vor, dass alle noch verbauten “alten” Wegstreckenzähler, die schon über eine digitale Schnittstelle verfügen, aber noch keine TSE verbaut haben, bis zum 01.01.27 umgerüstet werden müssen.
  • Zusätzlich zum Einbau müssen alle Geräte (!), also auch alte, beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Dazu muss das Portal “Elster” genutzt werden. Es müssen alle Geräte eines Unternehmens angemeldet werden. Eine Video-Anleitung findet man beispielsweise hier: https://www.youtube.com/watch?v=-AMehsAQpvY
  • Nach der Wegstreckenzählerumrüstung und dem Einbau eines TSE-konformen Systems werden zukünftig unter anderem folgende Daten manipulationssicher gespeichert:
    • Start des Vorgangs (Datum & Uhrzeit des Beginns einer Fahrt)
    • Betrag des Vorgangs (Fahrtpreis – jedoch nicht bei Plattformfahrten)
    • Ende des Vorgangs (Datum & Uhrzeit des Fahrtendes)
  • Die Menge der erfassten Daten, die zusätzlich noch unveränderlich gespeichert werden müssen, steigt damit.

Was sollten Mietwagenunternehmer jetzt tun?

  • Besteht aktuell eine Ausnahmegenehmigung von der Wegstreckenzählerpflicht, müssen keine Maßnahmen ergriffen werden. Wird diese Ausnahme aufgehoben, muss ein TSE-konformes Gerät verbaut werden.
  • Ab dem 01.01.2026 müssen alle Wegstreckenzähler – unabhängig von der verwendeten Technik – über ELSTER beim Finanzamt angemeldet werden. Zudem müssen ab diesem Tag alle neu verbauten Wegstreckenzähler (egal ob bei Neuzulassung eines Fahrzeuges oder bei Austausch des Geräts) TSE-konform sein.
  • Bei Verstößen gegen diese Regelungen drohen ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR und etwaige Auswirkungen auf die unternehmerische Zuverlässigkeit.
  • Sofern noch alte Wegstreckenzähler ohne TSE verbaut sind, die aber schon über eine digitale Schnittstelle verfügen, müssen diese voraussichtlich bis Ende 2026 mit einem TSE-Modul nachgerüstet werden. Wegstreckenzähler, die vor dem 01.07.2024 verbaut wurden und noch keine digitale Schnittstelle haben, müssen nicht nachgerüstet werden. Sie können so lange verwendet werden, bis sie defekt sind oder die Behörde etwas anderes verlangt – etwa im Zuge einer Konzessionsverlängerung.